Secrétaire (office-manager)

Le métier

Le ou la secrétaire assure le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation. Son rôle consiste à faire circuler l'information, à organiser le travail de ceux qu'il ou elle seconde et à tenir à jour les documents qui soutiennent l'activité.

Le métier s'exerce dans des environnements très différents : un cabinet de notaire, un cabinet d'avocats, une PME du bâtiment, une banque, une compagnie d'assurances, un lycée ou une administration. Les intitulés varient aussi. On parle de secrétaire de direction, d'assistant ou d'assistante de direction, ou d'office-manager selon la taille et l'organisation de la structure.

Le ou la secrétaire travaille avec les collaborateurs du service, avec la direction, et souvent avec des personnes extérieures à la structure, fournisseurs, clients ou visiteurs. Il ou elle est fréquemment le premier contact de ces personnes avec l'entreprise.

Une journée de travail

Une journée commence souvent par la consultation des agendas et la préparation des rendez-vous de la journée. Dans la matinée, le ou la secrétaire répond aux appels téléphoniques, trie les courriels et le courrier entrant, accueille les visiteurs et oriente les personnes vers le bon interlocuteur. Il ou elle rédige et met en forme des courriers, des comptes rendus ou des rapports, puis les transmet.

L'après-midi est en général consacré à l'organisation : réservation de salles et de matériel, préparation d'une réunion, organisation d'un déplacement professionnel, commande de fournitures auprès des fournisseurs, mise à jour d'une base de données ou d'un tableau de suivi. Le classement et l'archivage des dossiers, physiques et numériques, complètent ces tâches. Les priorités changent au fil de la journée, et une urgence peut interrompre une tâche déjà commencée.

Les qualités qui comptent

Le métier demande d'abord de la rigueur et de la précision, car une erreur dans un courrier, une date ou un dossier se répercute vite. La discrétion est indispensable, puisque le ou la secrétaire manipule des informations confidentielles. La capacité à organiser son travail selon les priorités et à réagir rapidement compte autant que la maîtrise des outils de bureautique, à savoir le traitement de texte et le tableur. Le sens du contact et la courtoisie sont importants, car l'accueil participe à l'image de la structure. Une bonne expression écrite et orale, et la pratique d'une langue étrangère, peuvent être demandées selon les postes.

Conditions de travail

Le ou la secrétaire est salarié·e, en CDI ou en CDD, dans le secteur privé ou dans le secteur public. Les secteurs qui emploient le plus souvent sont la banque, les assurances, le commerce et la distribution, et la fonction publique. Le travail se déroule généralement en journée, dans un bureau, en contact régulier avec du public. Certains postes comportent des déplacements professionnels, et une partie du travail peut être réalisée en télétravail, soit pour une entreprise, soit pour un service de télésecrétariat qui travaille pour plusieurs entreprises. Le rythme est soutenu, et les secrétaires de direction doivent souvent s'adapter à celui de leur dirigeant. Les emplois de secrétariat sont relativement stables, mais les premiers postes passent parfois par l'intérim. Le salaire d'un débutant est indiqué à partir de 2000 euros brut par mois.

Comment y accéder

Le bac, général ou technologique, est le niveau minimum pour accéder au métier. Le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités et le bac STMG constituent la première porte d'entrée, notamment dans les petites entreprises. Après la 3e, la préparation du bac pro demande trois ans d'études, comme le bac STMG.

Les postes à responsabilités plus larges sont accessibles avec un bac + 2, par exemple le BTS support à l'action managériale, le BTS gestion de la PME, le BTS communication ou le BTS collaborateur juriste notarial, ou avec un bac + 3, comme le BUT gestion administrative et commerciale des organisations ou une licence professionnelle. Une spécialisation dans le domaine juridique ou médical est possible. Des connaissances en comptabilité ou en commerce constituent un atout, et des connaissances en droit sont très appréciées dans le secteur juridique. Plusieurs de ces diplômes peuvent se préparer en alternance : les BTS gestion de la PME et support à l'action managériale comptent respectivement 1107 et 489 formations en apprentissage, et 569 formations en apprentissage sont liées au métier dans l'ensemble des diplômes proposés.