Secrétaire administratif / secrétaire administrative

Le métier

Le secrétaire administratif, ou la secrétaire administrative, se situe entre le personnel d'encadrement (catégorie A) et le personnel d'exécution (catégorie C). Son rôle propre tient en une idée : faire vivre les textes législatifs et réglementaires en les appliquant dans un service concret.

Ce qui distingue ce métier de ses voisins, c'est cette position intermédiaire. On ne décide pas de la politique du service, mais on en gère l'organisation pratique, et on relaie les informations venues de la hiérarchie vers l'ensemble de l'équipe. Les métiers d'assistant administratif, proches dans l'esprit, sont davantage tournés vers le secteur privé, alors que celui-ci relève de la fonction publique.

On travaille avec le chef ou la cheffe de bureau ou de service, avec les collègues, mais aussi avec de nombreux interlocuteurs extérieurs. Les lieux d'exercice sont variés : collèges, lycées, universités, rectorats, mairies, régions ou ministères. Tu peux donc te retrouver dans un établissement scolaire comme dans une administration centrale.

Une question à te poser avant d'aller plus loin : est-ce que tu as envie de faire fonctionner une organisation de l'intérieur, sans forcément être celui ou celle qui la dirige ?

Une journée de travail

Une journée type mêle travail de bureau et contacts répétés. Tu prépares des circulaires, tu rédiges des synthèses et des notes, tu diffuses des documents. Tu tiens aussi les agendas, organises des réunions et rédiges les comptes rendus.

Selon ton affectation, les missions s'élargissent. Tu peux assurer l'organisation et le suivi de réunions, participer à la gestion et à l'encadrement du personnel, ou préparer un dossier particulier. Ces tâches demandent davantage de responsabilités. Les activités les plus courantes concernent les déplacements, la mise à jour des dossiers et des bases de données, la réservation de salles et de matériel, ou encore la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau.

Les qualités qui comptent

Le métier demande d'abord de la rigueur, de la précision et de l'organisation, car tu dois hiérarchiser tes priorités et respecter les échéances. La réactivité compte aussi, tout comme la discrétion, puisque tu manipules des données confidentielles.

Les qualités rédactionnelles, un bon niveau d'orthographe, la maîtrise de l'outil informatique et une vraie capacité de synthèse sont indispensables pour rédiger des notes et élaborer des dossiers. La polyvalence et le sens des relations humaines, pour travailler en équipe et répondre aux attentes de la hiérarchie, font la différence au quotidien.

Conditions de travail

Tu es fonctionnaire de catégorie B, recruté sur concours, donc personnel de l'État. Le travail se fait essentiellement dans un bureau, en journée, avec un contact fréquent du public. Le télétravail est possible selon les services, et des déplacements professionnels peuvent être demandés.

Ton lieu d'affectation dépend du concours et des postes proposés : établissements scolaires et universitaires, services d'une ville, ministères. Le poste se situe hiérarchiquement entre les postes d'adjoints et d'attachés, et il ouvre des possibilités d'évolution par changement de service, de grade ou concours interne. Le salaire de débutant est de 1867 euros brut par mois.

Comment y accéder

Pour accéder au concours de secrétaire administratif ou de secrétaire d'administration scolaire et universitaire, il faut être titulaire du baccalauréat ou d'un diplôme équivalent, comme le certificat de fin d'études secondaires ou un diplôme technologique ou professionnel, ou encore la capacité en droit. Il n'y a aucune condition d'âge.

Le concours comporte une épreuve d'admissibilité centrée sur la note de synthèse à partir d'éléments chiffrés, et sur une dissertation. Les épreuves d'admission portent sur l'histoire contemporaine, l'économie ou l'organisation administrative de la France. Un bac professionnel en assistance à la gestion des organisations et de leurs activités est l'une des voies menant à ce niveau. Ce diplôme compte 708 formations en école ou à l'université, et 243 formations en apprentissage.